Diurna pentru deplasările externe: ce trebuie să ştie angajatorii
Deplasările în interes de serviciu sunt o situație frecventă în multe companii, însă acordarea şi fiscalizarea diurnei pot ridica numeroase întrebări în practică. Cât poate acorda angajatorul? Care este suma neimpozabilă? Ce se întâmplă dacă diurna depăşeşte plafonul? Şi cum se calculează zilele de deplasare? Am sintetizat mai jos principalele aspecte pe care este util să le aveți în vedere. Ce este diurna? Atunci când un angajat este trimis temporar în interes de serviciu într-o altă localitate sau într-o altă țară, angajatorul poate suporta cheltuielile generate de deplasare. În cazul deplasărilor externe, vorbim, în principal, despre: – transport – de regulă, pe baza documentelor justificative; –cazare – de regulă, pe baza documentelor justificative; –diurnă – indemnizație acordată pentru cheltuielile suplimentare generate de deplasare. Un aspect important: diurna nu este o sumă care trebuie justificată prin bonuri fiscale, in cazul detasarii. In cazul delegarii trebuie justificat prin ordin de deplasare si se acordă pentru zilele de deplasare, conform regulilor aplicabile. Cât poate fi diurna? Pentru angajatorii din mediul privat, legislația nu stabileşte o singură valoare obligatorie a diurnei. Compania poate stabili valoarea indemnizației, însă pentru stabilirea tratamentului fiscal trebuie analizate plafoanele de neimpozitare prevăzute de legislația fiscală. Pentru deplasările externe, unul dintre repere este HG nr. 518/1995, care stabileşte niveluri de diurnă în funcție de țara de destinație. Exemple de valori In cazul in care tara in care angajatul isi desfasoara activitatea este Germania, unde nivelul de referinta pentru diurna este de 35 eur pe zi, conform reglementarilor fiscale in vigoare,plafonul maxim neimpozabil pentru diurna poate ajunge la 87.5 eur/zi (35×2.5). Important: calculul se face pornind de la valoarea prevăzută pentru țara respectivă în anexa la HG nr. 518/1995 care se inmulteste cu 2.5 pentru a afla valoarea maxima neimpozabila. Atenție! Nu există un singur plafon. Una dintre cele mai frecvente confuzii este aceea că este suficient să verificăm plafonul zilnic.În realitate, pentru stabilirea tratamentului fiscal al diurnei trebuie analizate mai multe limite, inclusiv plafonul calculat în funcție de cele 3 salarii de bază, proporțional cu numărul zilelor de deplasare şi cu numărul zilelor lucrătoare din luna respectivă.Acest plafon trebuie analizat împreună cu plafonul zilnic aplicabil țării în care are loc deplasarea. Concluzia: nu este suficient să ne uităm doar la valoarea diurnei pe zi. Este necesară verificarea tuturor plafoanelor fiscale aplicabile. Şi ziua plecării contează! În cazul deplasărilor externe, ziua plecării şi ziua revenirii se determină în funcție de momentul trecerii frontierei, conform regulilor aplicabile.Poate părea un detaliu minor, însă în cazul deplasărilor scurte acesta poate influența direct numărul de zile pentru care se acordă diurna. Ce se întâmplă dacă diurna depăşeşte plafonul? Depăşirea plafonului neimpozabil nu înseamnă că suma acordată este ilegală.Partea care depăşeşte plafonul fiscal neimpozabil îşi schimbă însă tratamentul fiscal şi poate fi considerată venit asimilat veniturilor salariale, cu aplicarea taxelor şi contribuțiilor aferente, conform legislației fiscale.Cu alte cuvinte:Diurna poate fi mai mare decât plafonul neimpozabil.Însă partea care depăşeşte plafonul nu mai beneficiază de acelaşi tratament fiscal favorabil. HR & Payroll – mai simplu pentru compania dumneavoastră! Regulile privind diurna pot părea simple la prima vedere, însă diferențele de tratament fiscal apar adesea din detalii: destinația, durata deplasării, momentul trecerii frontierei, salariul de bază sau plafonul aplicabil.Echipa noastră vă poate sprijini în gestionarea corectă a proceselor de HR & Payroll, astfel încât deplasările angajaților să fie administrate corect atât din perspectivă operațională, cât şi fiscală. Aveți întrebări despre diurnă, delegare, detaşare sau salarizare? Contactați-ne şi analizăm împreună situația concretă a companiei dumneavoastră! Echipa Total Info |