Noutati aduse in baza Ordinului Ministerului Finantelor Publice (MFP) nr. 2634/2015, în vigoare de la 1 ianuarie 2016.
Entitatile au obligatia pastrarii în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza înregistrarilor în contabilitate a operatiunilor economico-financiare. Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic. În cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în forma electronica, republicata. În cazul în care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia în vigoare, cu conditia sa poata fi listate în orice moment, în functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control. Documentele financiar-contabile se pot pastra, în baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, în prestarea de servicii arhivistice. Si în acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare. Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate. Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercitiului financiar în cursul caruia au fost întocmite. Exista si o exceptie care priveste urmatoarele documente :
- nota de receptie constatare de diferente;
- bon de predare, transfer, restituire;
- bon de consum;
- bon de consum (colectiv);
- lista zilnica de alimente;
- dispozitie de livrare;
- fisa de magazie;
- lista de inventariere;
- lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice);
- chitanta;
- chitanta pentru operatiuni în valuta;
- dispozitie de plata/încasare catre casierie;
- borderou de achizitie;
- borderou de achizitie (de la producatori individuali);
- decont pentru operatiuni în participatie;
- ordin de deplasare (delegatie);
- ordin de deplasare (delegatie) în strainatate (transporturi internationale);
- decont de cheltuieli (pentru deplasari externe);
- decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale);
- nota de debitare/creditare;
- fisa de cont pentru operatiuni diverse;
- fisa de cont pentru operatiuni diverse (în valuta si lei);
- decizie de imputare;
- angajament de plata;
Acestea vor fi pastrate pe o perioada de 5 ani, în conditiile în care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora. În caz de încetare a activitatii societatilor, documentele financiar-contabile se pastreaza în conformitate cu prevederile Legii societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, dupa caz.
